Tijdens de coronapandemie moest het hele land eraan geloven: thuiswerken was een van de meest belangrijke adviezen die in Nederland werd doorgevoerd. Werknemers hoefden de weg niet meer op en werden uitgerust met apparatuur die videoconferencing mogelijk maakten. Besprekingen en belangrijke meetings konden zonder problemen doorgaan en het werk kon vanuit thuis uitgevoerd worden. Zelfs na de pandemie is de trend om meetings bij te wonen door middel van videobellen vandaag de dag nog steeds een populaire vorm van werken.
De nodige voorbereiding voor videoconferencing
Digitaal samenwerken is nog altijd lastiger dan samenwerken wanneer je naast elkaar zit of naar elkaar toe kan lopen. Om videoconferencing daarom zo vloeiend mogelijk te laten verlopen, is een goede voorbereiding het halve werk en zijn er een aantal dingen die in gedachten gehouden moeten worden. Niet alleen moet de ruimte vanuit waar de conferentie begint in orde zijn, maar ook dienen alle werknemers over de juiste apparatuur te beschikken om deel te kunnen nemen aan de bespreking. Daarnaast is het van belang dat alles van tevoren goed werkt, zoals de camera, het geluid en de microfoons.
De juiste uitrusting
Zoals eerder genoemd is het belangrijk dat alle deelnemers de juiste uitrusting hebben om deel te nemen aan een online vergadering. Werkende laptops en voldoende informatie zodat alles vloeiend verloopt tijdens de conferentie, maar ook een goede camera, een headset, een microfoon van hoge kwaliteit, extra (verleng)snoeren, passende opladers en adapters. Camera’s die op laptops of computers zitten zijn niet altijd van de beste kwaliteit, wat echter wel een belangrijke factor is van videoconferencing.
Voorlichting voor de bespreking
Een ander belangrijk aspect van videoconferencing is dat iedereen op de hoogte is van het fenomeen en voldoende bijgepraat is over hoe het werkt. Zo is voorlichting ver van tevoren een van de stappen die gezet kunnen worden. Tijdens zo’n voorlichting komt het hele bedrijf bij elkaar om bekend te worden met het verloop van een conferentie en worden de aanwezigen gebrieft over hoe ze de apparatuur moeten aansluiten en gebruiken. Technische problemen worden ook besproken, zodat deelnemers van de conferentie weten wat zij moeten doen zonder het verloop van de conferentie te belemmeren of te vertragen.
Voordelen van videoconferencing
Niet alleen is het een stuk makkelijker om een conferentie te houden via het internet, maar het brengt ook een handvol andere voordelen met zich mee. Zo is videoconferencing een goede tool om reistijd van de werknemers te schrappen. Zij kunnen vanuit huis meedoen met de conferentie en hoeven hiervoor enkel de apparatuur aan te sluiten op een stille plek in huis. Een ander voordeel is dat videoconferencing een heel milieubewuste keuze is om werk te verrichten. Deelnemers van de conferentie hoeven niet in de auto te stappen of gebruik te maken van ander vervoer, waardoor de luchtvervuiling door auto’s flink verminderd wordt. Een laatste voordeel van het fenomeen is dat het een stuk rustiger is op de wegen. Minder files en problemen op de weg: zelfs belangrijk als je nergens naartoe hoeft!
